PRIMUS Steuerberatungsgesellschaft mbH

In den vergangenen Jahren sind die Anforderungen an Rechnungen, die Unternehmer zu erstellen haben, wenn sie im Inland steuerbare Leistungen erbringen, mehrfach geändert worden. Beispielsweise besteht bei bestimmten umsatzsteuerpflichtigen Werkleistungen, die an Privatpersonen erbracht werden, eine Rechnungserstellungspflicht des Unternehmers. Im Folgenden erfahren Sie, welche Angaben in Rechnungen enthalten sein müssen.

Pflichtangaben in Rechnungen

Die Finanzverwaltung lässt den Vorsteuerabzug aus Rechnungen eines Unternehmers nur zu, wenn sie die in §§ 14 und 14a UStG verlangten Angaben enthalten. Rechnungen müssen folglich mindestens die folgenden Angaben aufweisen:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
3. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID),
4. das Datum der Ausstellung der Rechnung,
5. die einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer,
6. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung,
7. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, auch wenn dieser Zeitpunkt mit dem Rechnungserstellungsdatum identisch ist,
8. in den Fällen der Zahlung vor Rechnungsausstellung (Vorauszahlung) den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts,
9. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, ggf. jede im Voraus vereinbarte Preisminderung, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt,
10. den anzuwendende Steuersatz,
11. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
12. im Falle der Steuerbefreiung oder wenn der Leistungsempfänger der Schuldner der Umsatzsteuer ist (§ 13b UStG) – z. B. bei Umsätzen, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen – der Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt oder das eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft vorliegt,
13. im Fall des §14a UStG – z. B. innergemeinschaftliche Lieferung – die USt-ID des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
14. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des (auch privaten) Leistungsempfängers für Rechnungen über steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen über Kleinbeträge bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro (bis Ende 2006: 100 Euro) im Sinne des § 33 UStDV müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Datum der Ausstellung der Rechnung,
3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe,
5. den anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

In Kleinbetragsrechnungen ist die Angabe der Steuernummer und der Rechnungsnummer nicht erforderlich.

Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG sind zur Ausstellung von Rechnungen, die den oben genannten Erfordernissen entsprechen, verpflichtet, wenn sie Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen. Da von diesen Unternehmen keine Umsatzsteuer erhoben wird, sind sie allerdings nicht berechtigt, auf den Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Kleinunternehmer sollten in ihren Rechnungen auf ihre Kleinunternehmereigenschaft hinweisen.

Angabe der Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der leistende Unternehmer kann in seiner Rechnung entweder die ihm vom seinem Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID angeben. Wurde keine USt-ID erteilt, ist zwingend die Steuernummer anzugeben. Hat ein Unternehmer von seinem Finanzamt eine gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzsteuer erhalten, ist diese Nummer zu verwenden. Es ist nicht erforderlich, dass die Steuernummer um zusätzliche Angaben, wie z. B. Namen oder Anschrift des Finanzamts oder die Finanzamtsnummer ergänzt wird.

Angabe der Rechnungsnummer

Bei der Rechnungsnummer muss es sich um eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen handeln, die zur Identifizierung jeder Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.

Bei der Erstellung der Rechnungsnummer lässt die Finanzverwaltung es zu, dass eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwendet werden. Die Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist ebenfalls möglich. Dem Rechnungsaussteller ist es auch überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise (z. B. nach geographischen, organisatorischen oder zeitlichen Kriterien geordnet) geschaffen werden. Allerdings verlangt die Finanzverwaltung, dass gewährleistet ist, dass die jeweilige Rechnung

• leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann, z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für jeden Nummernkreis,
• und dass die Rechnungsnummer einmalig ist.

Bei Verträgen über Dauerschuldverhältnisse, z. B. Mietverträge, war es unschädlich, wenn vor dem 1. Januar 2004 abgeschlossene Verträge keine fortlaufende Nummer enthalten. Sie brauchten nicht um eine fortlaufende Nummer ergänzt zu werden. Eine fortlaufende Rechnungsnummer - z. B. Wohnungs-, Objekt- oder Mietnummer - muss allerdings in allen Verträgen enthalten sein, die nach dem 31.12.2003 abgeschlossen werden. Es wird aber nicht verlangt, dass auch Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer enthalten.

Gutschriften

Seit dem 1. Januar 2004 ist auch eine Gutschrift eine Rechnung. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne liegt dann vor, wenn nicht der Lieferant oder Dienstleister gegenüber seinem Kunden abrechnet, sondern der Kunde den Rechnungsbetrag, die Umsatzsteuer sowie den Steuersatz ermittelt und dies seinem Lieferanten oder Dienstleister mitteilt. Hinsichtlich der Angabe der Steuernummer ist bei Gutschriften darauf zu achten, dass sie die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers enthalten muss. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitzuteilen. Im Falle einer Gutschrift hat der Gutschriftaussteller eine Gutschriftnummer zu vergeben.

Entgeltminderungen

In Rechnungen ist jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben, soweit diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt worden ist. Im Falle der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltminderung noch nicht feststeht, reicht es dabei aus, wenn in der entsprechenden Rechnung auf die Konditionsvereinbarungen hingewiesen wird, z. B. durch Hinweise wie „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- und Bonusvereinbarungen“, „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“ oder „Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen“. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind, also schriftlich vorliegen und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung vorgelegt werden können. Ändert sich vor Ausführung einer Leistung die getroffene Vereinbarung, so ist eine Berichtigung der Rechnung nicht erforderlich. Bei der Vereinbarung eines Skontos genügt eine Angabe wie z.B. „2 Prozent Skonto bei Zahlung bis zum ...“. Dabei muss das Skonto nicht betragsgemäß ausgewiesen werden. In diesen Fällen ist weder die Angabe eines Bruttobetrags noch eines Nettobetrags zuzüglich Umsatzsteuer nötig.

Sonstiges

Die für Rechnungen erforderlichen Angaben müssen nicht zwangsläufig in einem einzigen Dokument enthalten sein. Eine Rechnung kann grundsätzlich auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Voraussetzung ist allerdings, dass

1. sich alle oben genannten Pflichtangaben aus den einzelnen Dokumenten entnehmen lassen,
2. sämtliche Dokumente vom Rechnungsaussteller erstellt worden sind
3. und in dem Dokument, in dem das Entgelt und der Steuerbetrag angeben ist, die übrigen Rechnungsdokumente mit einem eindeutigen Identifizierungskriterium - z. B. Namen, Nummer, Datum des Dokuments bezeichnet ist.